Bitrix24 : Gestion de documents

Gestion de documents

Téléverser vos fichiers partagés vers Bitrix24 les rendront accessibles dans un système de gestion de documents puissant. Présentations, documents, vidéos et autres fichiers peuvent être placés pour le téléchargement, la collaboration, ou pour utilisation personnelle. Plus important encore, vous pouvez trouver tout document rapidement avec la recherche interne.

Découvrez notre vidéo sur la gestion des documents dans Bitrix24. Cette vidéo montre les principales caractéristiques de la bibliothèque de documents puissante de Bitrix24. Voyez comment modifier, partager et récupérer des fichiers de la bibliothèque publique ou de la bibliothèque d’utilisateurs et de groupes.

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Documents privés et partagés

Bitrix24 est livré avec trois types de lecteurs. My Drive est un stockage de fichiers personnels auxquels vos collègues n’ont pas accès. Les employés peuvent placer des fichiers privés dans le drive en toute confiance. Cependant, les fichiers stockés peuvent être partagés de plusieurs façons.

Drive Groupe contient les fichiers téléchargés dans un groupe de travail particulier. Tous les participants de ce groupe de travail y ont accès. Enfin, le drive de la compagnie contient tous les fichiers que l’entreprise veut rendre disponible à tous les employés.

Collaboration facile

Collaborez sur des documents directement dans votre fil d’activité, écrivez des commentaires, attachez une nouvelle version du document, recevez des commentaires, voyez les changements qui se déroulent en temps réel! Vous pouvez permettre l’édition de documents à tous les utilisateurs qui participent à la discussion en cours ou les forcer à attacher une nouvelle version de votre document texte ou un excel dans la boîte de commentaires.

Après que tous les changements ont été faits pour un document, vos collègues et vous pouvez l’enregistrer dans une bibliothèque de documents sur votre portail, le télécharger sur votre ordinateur ou vous pouvez tout simplement le laisser dans le fil d’activité. Bitrix24 permet aussi «d’aimer» un document et ainsi les retrouver au haut de la liste.

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Historique de versions

Chaque document stocké dans Bitrix24 a un journal de modifications. Quand une nouvelle version d’un fichier est téléchargée, la version précédente n’est pas supprimée mais plutôt sauvée tel quel et peut être récupérée à tout moment. L’historique de la version contient aussi le moment où la version a été créée et l’utilisateur qui l’a créée.

Édition de documents en ligne

Vous pouvez travailler dans Bitrix24 sans une suite comme MS Office! Merci à l’intégration avec Google Docs et Microsoft Office en ligne, vous pouvez créer des documents, feuilles de calcul ou des présentations directement dans votre navigateur web! Vous pouvez ajouter vos documents à une tâche ou une discussion dans le fil d’activité.

Les outils vous fournissent un accès facile à tous les documents dans Bitrix24. Vous pouvez ouvrir, afficher et modifier des documents stockés sur votre portail Bitrix24 via un Google et / ou Microsoft (Live ID). Les documents peuvent être édités simultanément par plusieurs utilisateurs.

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Édition de documents pour PC

Vous pouvez également choisir d’utiliser un logiciel installé localement tel que MS Office, OpenOffice, Pages pour Mac ou même Adobe Photoshop pour l’édition de documents dans votre compte Bitrix24. Il suffit de configurer Bitrix24.Drive et chaque fois que vous décidez de créer un nouveau document ou modifier un existant, ce sera fait avec votre application locale de choix. Lorsque vous avez terminé, le document sera automatiquement enregistré dans votre compte Bitrix24.

Intégration de disques externes

Bitrix24 fonctionne avec Dropbox, Google Drive, Onedrive et d’autres fournisseurs de stockage de fichiers en nuage. Les employés peuvent télécharger des fichiers à partir de leur compte personnel et les fichiers seront indexés et auront les droits d’accès par défaut dans Bitrix24 automatiquement. Vous pouvez même vérifier si il existe une version plus récente disponible à l’intérieur de compte de stockage de fichiers externes que celle qui a été téléchargée sur Bitrix24.

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Recherche instantanée

Bitrix24 contient une fonction de recherche puissante qui indexe les documents, dossiers, messages, commentaires, et autres informations. Le nouveau contenu est indexé immédiatement et s’affiche dans les résultats de recherche dès qu’il est téléchargé. Les résultats de la recherche sont influencés par «goût», afin que les utilisateurs puissent marquer les éléments de contenu qui sont particulièrement utiles et ils resteront facile à trouver. Des suggestions instantanées apparaissent dès que l’utilisateur commence à taper dans la boîte de recherche, ce qui est particulièrement pratique pour aller directement à la page de profil d’un autre utilisateur.

Méthodes d’approbation

Bitrix24 vous permet de créer des méthodes de travail personnalisées pour les documents de présentation, révision de contrat, vote de majorité, l’approbation en plusieurs étapes, l’opinion d’experts et ainsi de suite.

Remboursement de frai, demande de voyage d’affaires et des solutions de gestion des documents personnalisés peuvent être créés facilement en utilisant le concepteur de processus d’affaires visuel.

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