Bitrix24 : Gestion de projet

Tâches et gestion de projet

Bitrix24 dispose d’importantes caractéristiques organisationnelles qui améliorent l’efficacité aux niveaux personnel et de groupe. Les tâches peuvent être définies pour soi-même, un collègue ou déléguées à quelqu’un après avoir été reçues. Les fonctionnalités de gestion de projet sont intégrées dans les «groupes».

Tout projet peut avoir un groupe dédié où tous les fichiers, discussions et les tâches relatives à ce projet sont stockés et accessibles uniquement par les utilisateurs qui font partie du projet. Le temps passé sur chaque tâche dans le projet peut être suivi et les tâches sont intégrées dans le calendrier de groupe. En outre, les projets peuvent être créés dans l’Extranet, afin que les clients ou partenaires puissent y participer pleinement.

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Diagramme de Gantt

Les tâches et sous-tâches peuvent être consultées dans un diagramme de Gantt avec le statut, la personne responsable, et les relations chronologiques. Cela vous donne une image complète de la progression du projet en un clin d’oeil et permet d’identifier les retards potentiels ou existants. Une fois qu’une tâche est créée, elle peut encore être modifiée directement depuis la table ou le diagramme de Gantt.

Modification de la date d’échéance, l’ajout d’une sous-tâche et tout autre changement peuvent être fait rapidement avec des notifications automatiques pour tous les participants.

Charge de travail des employés

La planification de la charge de travail des employés dans la gestion de projet vous laisse terminer plus de tâches à temps et identifier ceux qui sont près d’être en retard. Les superviseurs peuvent allouer combien de temps devrait être consacré à chaque tâche et suivre le temps réel passé pour les compléter.

Les rapports mensuels du temps passé sur les tâches pour chaque département et chaque employé sont aussi disponibles.

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Compteurs et rôles

Les compteurs de tâche vous aide à garder les tâches qui nécessitent une attention immédiate à l’esprit. Le compteur indique que vous ou un de vos collègues a une tâche en problème ou est incomplète (en retard, non évaluée ou pas de date limite, etc.).

Les compteurs et rôles simplifient le travail des superviseurs, car ils peuvent produire un graphique montrant les tâches et leur statut pour les départements, les groupes ou les employés individuels.

Aide-mémoire

Ajoutez une liste de contrôle à une tâche et vous pourrez suivre l’avancement point par point. Ceci est très pratique quand une tâche comporte plusieurs étapes ou si il y a plusieurs participants.

Les participants à la tâche peuvent ajouter des points à la liste de contrôle et marquer leur achèvement. Un rapide coup d’œil est tout ce que vous avez besoin pour voir le statut exact d’une tâche en cours.

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Modèles et automatisation

Les tâches répétées et les modèles de tâches vous aident à automatiser les tâches régulières et les routines de travail récurrentes. Parce que les modèles de tâches dans Bitrix24 permettent les sous-tâches et des listes de contrôle, elles sont idéales pour répéter les processus d’affaires, telles que l’embauche / licenciement des employés, acquisition de nouveaux clients ou de lancement de nouveaux projets et création de tâche automatique déclenchée par des événements spécifiques.

Les tâches peuvent être programmées pour se répéter dans un intervalle de temps (chaque jour, chaque semaine, une fois tous les 10 jours, tous les samedis, etc).

Groupe de travail

Toute combinaison d’employés peut être recueillie dans un groupe de travail qui contient tous les outils de réseaux sociaux et organisationnels nécessaires pour optimiser les opérations et utiliser les méthodes de communication hautement efficaces de Bitrix24.

Chaque groupe est comme un intranet miniature qui stock non seulement les données et fichiers importants mais, qui sert aussi de plate-forme pour des discussions, tâches, suivis et la planification.

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Rapports de tâches

Les rapports de tâches sont un moyen facile d’apprendre combien de temps un employé passe sur une certaine tâche ou projet. Grâce à cet outil pratique, vous pouvez également voir combien de tâches sont encore en cours et combien d’entre elles sont déjà terminées. Les rapports de tâches peuvent être soumis sur une base hebdomadaire, mensuelle ou annuelle mais vous pouvez toujours personnaliser les dates de production de rapports.

Les modèles de rapports vous permettent d’évaluer l’efficacité des participants d’un projet. Pour les cadres de l’entreprise, il peut également vous aider à analyser l’efficacité globale d’un certain département ou de la société toute entière. Tous les rapports peuvent être facilement exportés sous forme de fichiers Excel.

Éditeur de rapports

L’éditeur de rapports vous permet d’agréger, de filtrer et de trier des données et de les afficher sous la forme nécessaire. L’éditeur de rapports universel vous permet de collecter les champs de données nécessaires et d’évaluer l’efficacité du travail et le temps total passé sur des projets et des tâches.

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Utilisateurs externes

L’accès Extranet offre un espace séparé et sécurisé où les groupes de travail peuvent être partagés avec des utilisateurs externes tels que les clients, les partenaires, les indépendants et les autres fournisseurs de services. Toutes les mêmes fonctionnalités sont disponibles dans les groupes Extranet mais ces tiers sont en mesure de voir seulement les groupes de travail dont ils font partie et les divers utilisateurs de ces groupes.